No definir las tareas y procesos de cada individuo / departamento del equipo puede hacer que pierdas el rumbo.

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Y por tanto, pierdes dinero.

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Básicamente, en todos los proyectos en los que he estado en el que la carga de trabajo ha estado desequilibrada, llega un punto en el que alguien dice “aquí no llego”. Y si no llega, o no se avanza o incluso se puede saturar y largarse. Eso supone formar a alguien nuevo, que probablemente acabe estando en la misma situación. Y finalmente, se contagia todo el equipo del proyecto de esa sensación de “agobio”. 

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Como decía Juanma Valero, Head de Growth de Product Hackers en una publicación hace pocos días “Diseña tu modelo organizativo para que permita el crecimiento, o el talento se marchitará por frustración”.

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¿Qué puede pasar?

• Que no llegue a hacer las tareas y las deje de lado

• Que no se cumplan objetivos (a veces porque no son realistas)

• Que no haya seguimiento de qué funciona y qué no porque no hay tiempo vital para ello ni la objetividad.

• Que no se activen nuevas acciones que permitan ser más rentables/mayor comodidad, etc

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Me ha pasado que he dirigido el marketing de un proyecto, he redactado copys, lanzado anuncios y solucionado incidencias de atención al cliente - logística. Y mi cabeza no podía más. 

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Todo esto, pasaba porque no se habían definido unos roles o porque todos “hacían” de todo. Y digo entre comillas, porque en realidad no era posible. Incluso cuando empezaba, me acuerdo que pensaba que “ese era el encanto”. Inocente de mi. Acabé yendome de todos los lugares en los que no existen líneas rojas. Y acabé definiendo mis propios procesos para que nunca volviese a pasarme el no ver que falta por crear sistemas.
Y como no quiero que nadie pase por esa saturación mental o permitir que la gente de su equipo lo esté, os comparto esta reflexión.

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Gasta tiempo en crear sistemas o gastarás tiempo en entender por qué las cosas no “salen”. 

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¿Qué hago yo actualmente para que mi vida sea mejor y más fácil? Tener claro quién hace qué, cómo y por qué. Puede sonar complicado de primeras, porque uno piensa que “es que son muchas cosas y faltan manos etc”. Pero no. Todo puede tener un proceso desde el cómo se genera el contenido, cómo se construye la idea, dónde se programa, a cómo establecemos objetivos realistas.

Esto es lo que puede pasar si te dedicas a crear sistemas internos. 

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• Tu equipo tiene más claro quién tiene la responsabilidad de cara tarea y no pierden tiempo.

• Existen documentos que siempre dan un on-boarding fácil y comprensible a nuevas incorporaciones

• Tendrás claro qué personas te hacen falta en tu equipo y qué hitos crear para incorporarles en el proyecto.

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Finalizo comentando algo que leí de Ricardo Tayar López, directivo en Flat 101, sobre que siempre hay que planificar pensando en todos los escenarios posibles, incluso los impensables como el Covid19.  Yo esto lo transfiero a que los sistemas que vayas a crear, para mi, tienen que ser comprensibles y fáciles de seguir y utilizar. A nadie le gustan las cosas imposibles o que llevan demasiado tiempo. Ya sea una persona la que lo ejecute, como si son 10. No tienen que ser mega enrevesados, simplemente algo accionable y “seguible”. Sobre la marchair adaptando, mejorándolos, según la necesidad. 

Una herramienta que me ha ayudado a organizar muchas cosas y equipos en los últimos meses es Notion, pero cada uno que busque lo que más encaje con su organización.

Por aquí os dejo mis 4 que son indispensables para mi organización como project manager:

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• Notion: Tienen plantillas de hacer un briefing a como organizar un proyecto con sus tareas. Yo lo uso especialmente para guardar links de cosas para revisar y hacer resumenes rápidos de articulos que voy leyendo (utiiliza la extensión de Chrome Save To Notion), tomar notas de reuniones y para ver tiempos en diagrama de Gantt. Es de las herramientas más completas que he visto e integrable con casi todo.

• ChatGpt: Desarrollar ideas o conceptos rápidamente sin tener que redactar yo todo.

• Zoom / Meet / Teams - Y añado una cosa que hago a veces: tengo en el navegador instalado Loom y suelo grabar reuniones importantes para luego poder volver a verlas por si me he olvidado de algo. 

• Google Drive: Organizar todos los contenidos por carpetas y ligarlo a Notion . Dar acceso a las carpetas a quien necesito.

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El resumen es que tienes que tener sí o sí, como mínimo, para poder asegurarte de perder el menor tiempo posible (desde mi experiencia), los siguientes procesos

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• Sistemas internos para aprobar (contenido, ideas, etc)
• Sistema para arrancar y desarrollar ideas (un orden claro desde que se genera, cómo se investiga, se desarrolla y cómo se pone en ejecución)
• Breve explicación de cómo se ejecutan las tareas en tu empresa actualmente
• Estrategias en base a objetivos tanto a corto, medio como largo plazo.

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TIP Clave: Definir claramente qué hace cada persona de tu equipo para que no existan vacíos o que varias personas hagan la misma tarea. 

Y con esto, que no es poco, pero es suficiente, creo que te he contado la importancia de tener sistemas y cómo la resuelvo yo.

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